Концептуальна основа узгодження договорів полягає в тому, щоб знизити ризики при підписанні договору для підприємства в цілому через отримання компетентної оцінки вузькоспеціалізованих фахівців.

1. Узгодження і підписання договорів. Концептуальна основа узгодження договорів полягає в тому, щоб знизити ризики при підписанні договору для підприємства в цілому через отримання компетентної оцінки вузькоспеціалізованих фахівців.

Як правило договір погоджують для того щоб врахувати:

1. Юридичні аспекти укладання угоди (оцінка контрагента службою безпеки і юридичною службою для перевірки правильності складених і заповнених юридично значимих даних у вигляді обов’язкових умов договору, реквізитів, перевірки контрагента на наявність правомочностей укладення договору і наявності судових тяжб за аналогічними договорами, кредитної історії контрагента) .

2. Фінансові аспекти укладання угоди. Тобто зрозуміти можемо давати в цьому періоді кредитування для контрагентів, чи мають договірні умови достатньої рентабельністю з урахуванням знижки та інших умов лояльності, які були запропоновані контрагенту.

3. Репутаційні аспекти. Перед укладанням угоди компанія зобов’язана мати впевненість в тому, що вона може виконати всі умови договору в повному обсязі.

Буває так, що перевірку контрагента і перевірку договору поділяють на два окремих процеса.

Стандартний хід процедури узгодження:

1.1. Подія: є необхідність узгодити нетипову форму договору або підписати договір за формою контрагента.

1.2. Ініціатор змінює умови договору або бере форму договору контрагента і статутні документи контрагента.

1.3. Створює процес узгодження і прикладає до нього форму договору і документи контрагента.

1.4. Далі можуть бути узгодження відповідних відділів: фінансових умов договору, фінансовим директором або головним бухгалтером (особливо дане узгодження важливо для кредитних договорів), узгодження службою безпеки (перевірка контрагента по базах), узгодження керівником напрямку з надання послуг (якщо послуги нетипові і потрібне підтвердження того , що компанія може фактично надати такі послуги або товари). Також в залежності від фактичних потреб клієнта можемо додати додаткових узгоджувачів, головна умова має бути однозначно зрозуміло яку частину відповідальності той чи інший співробітник закриває.

1.5. Юрист (або співробітник, який перевіряє договір) перевіряє договір і вносить в нього правки, виходячи з коментарів колег або погоджує договір як є.

1.6. Ініціатор отримує або схвалення договору без змін або змінений варіант договору.

1.7. Два варіанти дій:

1.7.1. Якщо договір схвалений без змін, ініціатор підписує договір з контрагентом. Оригінал договору передає або в юридичний відділ або в бухгалтерію. І має бути проініціювати подія, подальше за укладенням договору (відвантаження, початок робіт по монтажу і інші, тобто стартує процес виконання умов договору).

1.7.2. Якщо договір зазнав змін, то Ініціатор передає на узгодження договір контрагенту. Після чого є варіанти:

1.7.2.1. Контрагент згоден підписати договір нашої форми, тоді ми підписуємо з контрагентом і передаємо в бухгалтерію або юридичний відділ. Ініціюємо подія подальше за підписанням договору.

1.7.2.2. Контрагент навідріз незгодний підписувати договір. Закриваємо процес як неуспішна.

1.7.2.3. Контрагент вносить свої правки в договір. В такому випадку ми вертаємо договір на пункт 1.4.

Підпис типових форм договорів відбувається як правило по спрощеному процесу без погодження ряду фахівців, які замість цього один раз погоджують типову форму договору.

У такому процесі крім фактичних погоджень також формується база електронного реєстру договорів.

При будь-якому узгодженні договору ми повинні пам’ятати, що відповідальність за договір несуть тільки: головний бухгалтер підприємства і керівництво компанії у вигляді директора, генерального директора (є в компанії за статутом є директор або дирекція на чолі з генеральним директором) власника компанії (якщо мова йде про ФОП). Тому рекомендується для обліку цих параметрів завжди: 1. Показувати відповідно договір головному бухгалтеру. 2. Підписувати електронний або паперовий договір у керівництва. Так, я розумію, що можуть бути довіреності або бухгалтерія, яка підписує договори своєю рукою замість керівництва, але в такому випадку збільшується ризик, яким керівництву потрібно управляти.

Цей процес можна автоматизувати на базі програмного забезпечення Бітрікс24 в коробкових тарифах або в хмарному Тарифі Процесійний