Електронно+цифровий підпис не є новизною для сучасного світу, проте ще не всі компанії спокусились на перехід з паперового документообігу до електронного.

У деяких компаній є таке бачення, що підпис документів онлайн наразі не є захищеним та дані можуть бути використані проти компанії або потрапити в руки зловмисників. По цьому питанню раджу не турбуватись, колись ми і до банків в онлайн теж не мали довіри. Просто починайте з тих документів, інформація з яких не може зашкодити власне Вам та Вашій компанії.

Можна почати з договорів, в яких не міститься комерційної таємниці, заповіту, купівлі наддорогих речей, наприклад, квартири або машини. Починайте підписувати звичайні документи: угоди з надання послуг, відвантаження товарів, надсилання рахунків та подібних. Податкова про ці операції дізнається від Вас, так чи інакше (всі компанії власноруч надсилають звіти в податкову про свої статки та витрати). До суду в разі потреби у Вас буде можливість звернутись з документами підписаними в електронному вигляді. А як на рахунок того, що хтось дізнається з конкурентів про Вашу співпрацю з конкретною компанією, то тут теж є багато шляхів це дізнатись і без підпису електронної угоди (банківські операції, співробітники з боку обох компаній та банально сама компанія-контрагент може про це офіційно казати з рекламною метою), тому ховатись саме з цього боку немає сенсу.

Кроки переходу на електронний документообіг:

1.Отримати ЕЦП в одному з центрів, які мають права на видачу таких підписів. Перелік додаю: https://czo.gov.ua/ca-registry

2.Зареєструватись в одному з популярних сервісів, які створені для підпису документів за допомогою ЕЦП. Наразі є два найпопулярніших сайти: Вчасно та Paperless

3. Починайте пропонувати підписати документи з Вами Вашим контрагентам. Як підписати документи відеоінструкції:

4. Після підпису документів, бажано вивантажувати підписані документи на свій комп’ютер або в інше сховище електронних документів. Таке сховище є можливість зробити в Bitrix24, або Google Drive, або в Dropbox

Плюси переходу на електронний документообіг:

1.Швидкість підпису. Ми живемо в такий час, що швидкість цінується більше ніж якість, і це факт.

2.Ощадливість при підписанні. При електронному документообігу заощаджується кошти на друг та логістику документу (тобто немає затрат на пересилку документу з офісу в офіс)

3. Швидкість виправлення помилок. В разі потреби виправити помилки, це відбувається набагато швидше ніж в паперовому варіанті.

4. Ощадливість при архівації. Немає потреби вести реєстри кореспонденції, немає потреби складати документацію в шафи та стелажі.

5. Швидкість пошуку по базі документів. При гарній організації збереження документації та ділового підходу до назв документів пошук до документах буде зручний та швидкий.

6. Мобільність доступу. Всі документи доступні в мережі інтернет, тобто Ви знаходячись в різних країнах можете з бухгалтером або юристом передивитись всі документи разом.

7. Мобільність підпису. Зникає потреба виписувати зайві доручення щодо підпису документів від ім’я Вашої компанії тому, що у Вас є можливість зробити це не з’являючись в офісі та навіть не перебуваючи в країні. Тобто електронний підпис є дійсним кроком до віддаленого управляння бізнесом