Є два основних документи, які співробітники компанії зобов’язані приймати до виконання: накази і розпорядження. Відмінність цих документів полягає в тому, що накази підписує і стверджує перша керівна особа на підприємстві (директор або генеральний директор при наявності дирекції в компанії), розпорядження підписує керівник підрозділу (наприклад, начальник відділу). Також накази може підписувати ФОП.

Як правило, існують шаблони наказів в які ми вносимо невелику частину унікальної інформації. Тобто ми заповнюємо накази по заздалегідь відомим шаблонам.

Всі накази поділяють на такі види:

1 Накази з основної діяльності з постійним терміном зберігання

2 Накази по особовому складу з терміном зберігання 75 років

3 Накази по особовому складу з терміном зберігання 5 років

4 Накази по адміністративно-господарській діяльності з терміном зберігання 5 років

Накази з основної діяльності, термін зберігання пост.

Про вдосконалення структури організації

Про створення, злиття, реорганізації підрозділів організації

Про зміну режиму роботи організації

Про затвердження та введення в дію організаційно-правових документів (В т.ч. посадових інструкцій)

Про внесення змін до організаційно-розпорядчі документи

Про створення експертних комісій, робочих груп, дорадчих органах

Про проведення заходів (семінарів, конференцій тощо)

Про делегування повноважень

Про права підпису документів

Про розподіл обов’язків

Про затвердження облікової політики організації

За підзвітними особами

Про проведення інвентаризації та створення інвентаризаційної комісії

Про приймання, переміщення, списання основних засобів

Про затвердження штатного розкладу організації

Про внесення змін до штатного розпису

Про скорочення штатів організації

Про проведення атестації працівників організації (в т.ч. про створення аттестац.коміссій)

Про вдосконалення системи підвищення кваліфікації працівників організації

За адміністративно-господарських питань з терміном зберігання 5 років

Щодо виплати допомоги / матеріальної допомоги

Про виготовлення маркетингових матеріалів (календарі, візитки і т.д.)

Про перенесення вихідних днів / Про роботу організації в святкові і вихідні дні

Про виконання ремонтних робіт

Про направлення співробітників на навчання / семінари

Накази з особового складу з терміном зберігання 75 років

Про приймання працівника (працівників) на роботу

Про припинення дії трудового договору з працівником (працівниками)

Про переведення працівника (працівників) на іншу роботу

Про надання працівникові (працівникам) відпустки без збереження заробітної плати

Про надання відпустки по догляду за дитиною до 1,5, 3-х років

Про достроковий вихід з відпустки по догляду за дитиною до 1,5, 3-х років

Про скасування дії наказу на надання працівникові відпустки

Про направлення працівника (працівників) у відрядження (зарубіжні)

Про заохочення працівника (працівників)

Про зміну прізвища

Про призначення на посаду

Про суміщення посад / професій

Про виконання обов’язків (на час відпустки і т.п.)

Про встановлення надбавки до посадового окладу

Накази по кадрам з терміном зберігання 5 років

Про надання відпустки працівнику (працівникам) щорічної оплачуваної, навчального відпусток

Про відкликання з щорічної оплачуваної відпустки

Про перенесення щорічної оплачуваної відпустки

Про направлення працівника (працівників) у відрядження (короткострокові відрядження всередині країни)

Про залучення до роботи у вихідні та святкові дні

Про залучення до надурочних робіт

Про залучення працівника до дисциплінарної відповідальності

Про зняття з працівника дисциплінарної відповідальності

Про відсторонення від роботи

Про припинення відсторонення і допуск до роботи

Про винесення стягнення працівнику за прогул / Про оголошення догани

Як правило, накази створюють по такому процесу:

1 Ініціація необхідності в наказі, його узгодження (якщо необхідно)

2 Роздруківка або підпис наказу в електронному вигляді

3 Далі кілька дій:

3.1. Реєстрація наказу в журналі наказів (за допомогою електронно-цифрового підпису або реєструють в паперовому журналі, так як ці дані можуть вилучати для судових розглядів)

3.2. Ознайомлення з наказом (за допомогою фактичної підписи на папері або електронно-цифрового підпису, так як ці дані також можуть вилучати для судових розглядів)

3.3. Розподіл завдань, які слідують за наказом для його виконання (завдання видати гроші бухгалтеру, видача довіреності і так далі в залежності від шаблону наказу).

Автоматизація зараз може допомогти нам в заповненні шаблонів, що мінімізує рутинну роботу і помилки в наказах. Також за допомогою автоматизації ми можемо погоджувати необхідність наказу, становитиме електронні реєстри зберігання документів (наказів і листів ознайомлення, також документів пов’язаних з наказами) у вигляді сканкопію і файлів електронно-цифрових підписів. Також ми можемо автоматично виставляти завдання, які будемо виконувати при успішно затвердженому наказі

Ми можемо провести автоматизацію описану вище за допомогою програмного забезпечення Bitirix24 (тариф професійний або коробкова редакція)